De community die uitnodigt tot verbinden en samen innoveren: leer van de ervaringen van de Rijks Innovatie Community

  • 29 jun
  • Madeleine de Wit
  • ·
  • Aangepast 28 jun
  • 401
Winksels

Innoveren doe je samen. Zo luidt het motto van de Rijks Innovatie Community, opgericht voor en door medewerkers van de Rijksoverheid. Het doel van de community is om kennisuitwisseling en samenwerking rond innovatie te stimuleren. Het aantal leden is groot en blijft groeien: iedereen die binnen het Rijk werkt, affiniteit heeft met innovatie en op enig moment bij de community wil aansluiten, kan lid worden. Hoe weet je dan wie zich met welke innovatie bezighoudt? En hoe kom je met die mensen in contact? Via RIConline, dé digitale plek om als Rijk te verbinden en samen te werken aan innovatie en technologie.

Vind en verbind via RIConline

Kathleen Torrance, programmamanager bij de Rijks Innovatie Community (RIC), is al jaren actief bij de overheid en wordt regelmatig benaderd met vragen over samenwerking. Vaak blijkt dat Kathleen meerdere mensen kent die afzonderlijk van elkaar met eenzelfde innovatie bezig zijn. Samen bereik je meer en haar advies is dan ook: "Ga elkaar ontmoeten". Voorheen vroeg ze telefoonnummers of e-mailadressen op om de mensen met elkaar in contact te brengen. Het bijhouden van die gegevens en wie met welke innovatie bezig is, was dan een flinke administratieve klus. Dat bijhouden gebeurde in bijvoorbeeld een Word-document. Tegenwoordig gaat dit allemaal een stuk makkelijker via RIConline, een online platform op basis van Winkwaves Harmonics.

Tijdens de eerste gesprekken met Winkwaves werd het voor Kathleen duidelijk: "Een online platform is een centrale plek waar ik al die zaken kan organiseren. Met behulp van het platform hoef ik de informatie niet alleen bij te houden." Het platform is een plek waar communityleden elkaar kunnen vinden, en elkaar helpen vinden. Waar leden ook aan kunnen geven waar ze zich mee bezighouden. De online community nodigt leden uit om bij te dragen. Om kennis te borgen op één plek, in plaats van verstopt in een e-mail met bijlages. Een e-mail die naar slechts een aantal ontvangers wordt gestuurd, omdat het niet duidelijk is wie allemaal betrokken zijn bij het betreffende onderwerp. Het advies van Kathleen is nog steeds om elkaar te ontmoeten, met het platform wordt dat nu voor iedereen makkelijker gemaakt: "Vind en verbind via RIConline."

Over grenzen heen verbinden en samenwerken

"Er is geen mogelijkheid om ergens anders met álle ministeries te communiceren. Niemand zal iedereen googelen of via adressengids opzoeken, om ze vervolgens allemaal te mailen met de vraag: Hoe doe jij dit?" Aldus Kathleen. De kracht van RIConline is over grenzen heen verbinden en samenwerken. "Dankzij de online community weten ministeries, en mensen met een bepaald specialisme elkaar te vinden. Je ziet ook met welke innovatie anderen al bezig zijn", aldus Yvette van Dijk, communicatieadviseur bij RIC.

Yvette merkt dat steeds meer mensen willen aansluiten bij RIConline. Zo worden nu ook de deuren opengezet voor organisaties die op veel vlakken met de overheid kunnen samenwerken, zoals kennisinstellingen. Hierdoor wordt het over grenzen heen verbinden en samenwerken nog eens versterkt. "De netwerken die op RIConline worden opgebouwd, kunnen ook door anderen worden benut", licht Kathleen toe, "bijvoorbeeld door communitymanagers in het Rijk."

Organisatie van communitymanagement

Communitymanagement is - uiteraard - een belangrijk thema. De uitdaging hierbij is om leden constant te blijven aanjagen, stimuleren om actief te zijn. Kathleen, Yvette en communitymanager Nick Toet hebben zichzelf aangeleerd om dagelijks 'een rondje platform' te doen. Om te zien hoeveel leden er actief zijn, om nieuwkomers te begeleiden en leden te stimuleren om zelf bij te dragen op het platform. Zo worden communityleden getipt over bijdragen of evenementen. Daarnaast benadert Yvette ook leden met de vraag of hun content of evenement mag worden opgenomen in de tweewekelijkse nieuwsbrief. "Via het platform ben ik op de hoogte van een evenement. En de organisatoren vinden het fijn als er aandacht wordt besteed aan hun evenement."

Het thema communitymanagement heeft ook een eigen plek op het platform. Er is een groep gestart voor onder andere communitymanagers die werkzaam zijn bij het Rijk. Het achterliggende idee van de groep is om elkaar te inspireren en te helpen, om kennis te delen en te vergroten. Zo is er ruimte om vragen te stellen, worden er ervaringen en tips, en relevante content en evenementen gedeeld. Ook organiseren de groepsleden zelf evenementen rondom het thema, een soort verdiepingssessies.

Leden wegwijs maken op de online community

Het Harmonics-platform is volgens Kathleen erg intuïtief, "Je weet meteen wat je moet doen." Om gebruikers op weg te helpen, zet het projectteam voor RIConline e-learningmodules in die door Winkwaves zijn gemaakt. De modules zijn online trainingen die je wegwijs maken op het platform. Ook heeft het team een handleiding gemaakt met daarin de vijf belangrijkste vragen, zoals: hoe maak je een account aan, of een groep? Naast de handleiding zijn op het platform zogenaamde 'FAQ-teksten' geplaatst en organiseert Nick één keer in de twee weken een vragenuurtje. Tijdens dit uur kunnen leden vragen stellen over RIConline.

Gedurende de hele maand november organiseert RIC, namens elf rijksorganisaties, INNOvember: een innovatiecongres van en voor de Rijksoverheid. De voorbereidingen hiervan worden gedaan via de online community. Op die manier worden leden ook aangespoord om gebruik te maken van het platform. Iedereen apart mailen met informatie hoeft dan niet meer en je kunt zo ook niemand vergeten te mailen. "Mensen kunnen nu niet zeggen dat ze niks hebben gehoord over INNovember," aldus Kathleen, "alles staat gewoon op RIConline."

Winkwaves als samenwerkingspartner

Bij de ontwikkeling van RIConline speelt CoCo, dé Winkwaves community, een belangrijke rol. Online platform CoCo is de plek waar klanten en samenwerkingspartners van Winkwaves kennis en ervaringen delen, en meedenken over de doorontwikkeling van Harmonics. Kathleen: "Met behulp van de ideeën en ervaringen die op CoCo staan, kunnen we RIConline verder brengen." Zo zijn op het platform de e-learningmodules te vinden, voorbeelden van FAQ-teksten en tips hoe je een community tot leven kan brengen.

"CoCo is erg fijn", voegt Yvette toe, "iedereen in de community helpt en haakt aan." Daarnaast zijn Kathleen en Yvette ook blij met de begeleiding vanuit Winkwaves door Liesbeth en René. Yvette: "Liesbeth reageert zo snel, het lijkt wel of ze een RIConline-app op haar telefoon heeft."

Plek voor levendige discussie

Al voor de officiële lancering van RIConline werd het platform in gebruik genomen en kreeg het projectteam feedback over de inzet en het gebruik. Waar de een voornamelijk op zoek is naar informatie, is de ander op zoek naar een of meerdere personen. Aan de hand van de feedback is het platform verder ontwikkeld en worden beide aspecten vertegenwoordigd.

Uiteindelijk is RIConline een combinatie van een kennisbank en een plek voor ontmoeten en verbinden. Enerzijds biedt het platform een plek voor informatie over innovatie en technologie. Anderzijds een plek om in gesprek te gaan: wat is de waarde van de ontwikkelingen voor innovatie bij het Rijk, hoe kan het Rijk de innovaties inzetten? Een plek dus voor een levendige discussie.


Bron afbeelding: Rijks Innovatie Community


Wil je meer weten over social software Harmonics en de toepassing binnen bedrijven als Air France-KLM, Reinier de Graaf Groep en T-Mobile? Neem dan een kijkje in ons Portfolio, meld je aan voor de nieuwsbrief of neem contact met ons op.