Winksels
  • 337
  • 0
  • 0
  • 3

Betrokken

Milou Reiche
Marien van Os van den Abeelen
Joris van Velzen
Elvike Reitsma

Leestip: Vier vergadervalkuilen + de ontwrichtende oplossing tegen vergader-obesitas

"Ooit afgevraagd waar de voorzittershamer vandaan komt? Die stamt uit de Middeleeuwen, toen een strijdbijl werd gebruikt. Als je ongevraagd het woord nam, hakte de voorzitter jouw vingertopje eraf." Heerlijk, als er geschopt wordt tegen de heersende vergadercultuur (in Nederland). Deze van Intermediair doet me in die context nog meer deugd met een kritisch realistische achterdocht en benoeming van rariteiten in onze vergadermentaliteit. Vier valkuilen en hun oplossingen staan centraal in dit stuk. Hieronder een impressie, daar het hele stuk - absoluut het lezen waard.

Valkuil 1: inspraakinfarct
Het absolute nummer één vergadergevaar in ons land is dat we veel te veel onderwerpen inhoudelijk bespreken. Het overal over eens willen worden, is nergens voor nodig, stelt Amsterdamse ‘vergaderdokter’ Wilbert van Vree. Niet iedere medewerker hoeft over alles een plasje te doen. Dat is tijdrovend en doodt het onderscheidende karakter van een voorstel. ‘Praat over wie waarvoor verantwoordelijk moet worden. Deze verantwoordelijke mag vervolgens een beslissing nemen, waar niet iedereen het mee eens hoeft te zijn. Zo werkt het thuis toch ook bij de aanschaf van een auto of een bankstel?’

Valkuil 2: de macht der gewoonte
Vergaderen is zo normaal dat we niet meer stilstaan bij de wezensvraag. Eigenlijk zou het nooit vanzelfsprekend moeten zijn. Van Vree vindt dat je een overleg moet cancelen als er weinig te bespreken is. En hij vindt dat je je altijd moet afvragen wie erbij moet zitten. ‘Hoe minder volk, hoe beter.’

Valkuil 3: praatje pot
Hoe onbenulliger het onderwerp, des te langer wordt erover gepraat. Van Vree: ‘Vergaderaars kletsen urenlang over onderwerpen waar iedereen verstand van heeft, zoals de kleur van toiletpotten. Maar gaat het over grote complexe thema’s, waar miljoenen mee gemoeid zijn, dan is het ineens oorverdovend stil en vallen besluiten snel.’ Je kunt dit voorkomen door vooraf per agendapunt vast te stellen hoe lang het in beslag neemt en wie de ‘eigenaar’ wordt. Deze eigenaren bereiden het onderwerp goed voor en leggen het uit. ‘Zorg voor variatie in die eigenaren’, adviseert Van Vree. ‘Als achter agendapunten steeds dezelfde namen staan, doe je iets niet goed.’

Valkuil 4: haantje de voorzitter
Vergaderingen worden veelal geleid door de hoogste in rang. Het gevaar is dat zo’n voorzitter te veel ruimte inneemt. Goede voorzitters voorkomen dit, bijvoorbeeld door zelf zo min mogelijk agendapunten in te brengen. Ze concentreren zich op het proces en het groepsproces. Ze zorgen ervoor dat elk agendapunt wordt ingeleid volgens doel, aanpak en tijd (DAT). Naast deze drie wapens heeft de voorzitter volgens Van Vree nog een vierde: afkappen. Komt die hamer toch nog van pas.

Reacties

Plaats als eerste een reactie

Wij maken gebruik van cookies voor onze service. Bezoek je onze website dan ga je akkoord met de cookies.