Winksels
  • 1610
  • 1
  • 0
  • 4

Betrokken

Irene
Mark
Milou Reiche
Evelyn Visschedijk
Ingrid Swinkels
Winksels

Voorbij e-mail ter ondersteuning van samenwerken

Social business is een steeds belangrijker wordend thema voor organisatie. Meer en meer horen we de roep om e-mail te verminderen en op andere manieren samen te werken. Waarom blijven we eigenlijk niet gewoon samenwerken en kennisdelen via de huidige middelen zoals e-mail? En als we dan kiezen voor nieuwe middelen ter ondersteuning van onze samenwerking en kennisdeling, is het dan niet heel logisch om juist de internetgeneratie hier als eerste bij te betrekken? Misschien wel iets te logisch…

De wanhoop van e-mail

Al een tijdje breng ik het filmpje 'I quit email' met genoegen onder de aandacht van gesprekspartners. Dat filmpje geeft, vind ik, de wanhoop van e-mail mooi weer: hoe e-mail als middel voor communicatie en samenwerking uitgroeit tot een systeem dat veel onnodige tijd vraagt en samenwerken en kennisdelen niet optimaal ondersteunt. Ook Don Tapscott, adjunct professor aan de Universiteit van Toronto, bepleit dat we e-mail als middel voor samenwerken en kennisdelen los moeten laten. In een 5-minuten durend interview schetst hij het belang van social business omgevingen voor samenwerken en kennisdelen.

Volgens Don Tapscott hebben we de laatste jaren (decennia) met een verkeerde bril naar de wereld van samenwerken en kennismanagement gekeken:

"Take something like knowledge management. Knowledge management has failed. We had this view that knowledge is a finite asset, it’s inside the boundaries of companies, and you manage it by containerizing it. […] You don’t achieve it through containerization, you achieve it through collaboration."

Hij verwoordt helder de waarde van online samenwerkomgevingen ter ondersteuning van het dagelijks werk. Hij benoemt zelfs een concrete businesscase om te investeren in een dergelijke omgeving. Tijdwinst!

Aan de slag met social business software

Vanuit zijn praktijkervaring geeft hij vervolgens enkele tips voor een succesvolle implementatie van een social business omgeving: 1) Start met een groep jonge medewerkers omdat zij de techniek het makkelijkste eigen zullen maken, 2) Weet wat de omgeving moet kunnen om de business optimaal te ondersteunen en 3) Betrek het hoger management; zorg dat het hoger management de nieuwe manier van werken ondersteunt en uitdraagt.

Hoewel voor een succesvolle implementatie van social business software alleen deze 3 punten zeker niet toereikend zijn, ga ik tot zekere hoogte met hem mee om die als belangrijke voorwaarden te benoemen. Echter op punt 1, het vroegtijdig betrekken van jonge medewerkers, zet ik mijn kanttekeningen.

Het gaat niet om leeftijd, maar om enthousiasme

Voor het werven van een eerste groep gebruikers, de toekomstige ambassadeurs, zou ik leeftijd niet als uitgangspunt nemen. Start met een groep enthousiaste gebruikers. Gebruikers die geloven in de meerwaarde van een dergelijke omgeving. Zoek een groep gebruikers die gelooft dat een dergelijke omgeving kan helpen in hun dagelijkse werk en staar je daarbij niet blind op de leeftijd. Deze gebruikers zullen de tijd willen nemen om de omgeving eigen te maken, omdat ze weten dat de tijd en energie die ze erin stoppen hen uiteindelijk tijd en energie gaan opleveren.

Ik zie zelfs een risico als er voornamelijk jonge gebruikers eerst aangesloten zijn. Er is vaak al een vooroordeel dat een dergelijk omgeving lastig aan te leren is voor oudere werknemers (de niet internet-generatie). Dit vooroordeel heeft deze groep veelal zelf. Als medewerkers die dit beeld hebben, dan ook nog eens zien dat alleen jonge mensen gebruik van maken van dergelijke middelen, kunnen ze in hun eigen vooroordeel bevestigd worden.


Reacties

Plaats als eerste een reactie

Wij maken gebruik van cookies voor onze service. Bezoek je onze website dan ga je akkoord met de cookies.