Social Note Taking: weg met het aantekenblok?

  • aug 2013
  • Rene
  • ·
  • Aangepast okt 2013
  • 2
  • 2269
Winksels

"Wie geen aantekeningen maakt, leert niet!" zo sprak vroeger één van mijn favoriete docenten streng. En mij verbaast het nog altijd, hoe vaak ik met alle energie die ik in me heb een presentatie geef waarbij mensen vriendelijk glimlachend en geïnteresseerd luisteren, maar geen aantekeningen maken. En in die observatie sta ik niet alleen, social collaboration specialist Michael Sampson haalt een zeer illustratieve case aan van Ben Casnocha:

"Recently, Mark Zuckerberg addressed a large auditorium of young entrepreneurs in Silicon Valley. He shared lessons from his journey and his perspective on the state of the internet industry. Every seat was taken, and the 20-somethings who aspired to entrepreneurial greatness were listening with rapt attention.

According to my friend who relayed this story, there were two older folks in the front row who stood out: John Doerr and Ron Conway. They are both legendary investors in Silicon Valley.

They stood out not just because their gray hair shimmered in the sea of youth around them, but because they were the only people in the audience taking notes.

Isn't it funny, my friend told me, that arguably the two most successful people in the room after Zuckerberg were also the only two people taking notes?"

Een interessante observatie vanuit het perspectief van het lerende individu! Maar laten we dit een slag verder trekken, en stel nu dat je zakelijk in een gesprek, vergadering of conferentie zit: welke betekenis hebben (het al dan niet maken van) aantekeningen dan voor het leervermogen van de organisatie waarvoor je werkt?

Bij Winkwaves hebben we onszelf de gewoonte aangeleerd om heel veel "KUP-jes" (en jawel, ook PUP-jes en zo nog veel meer UP-jes) te schrijven: Een KUP is een "Klant UPdate". Van elk gesprek dat iemand van ons met een klant (of partner, of lead, of ...) heeft, worden kort de belangrijkste bevindingen samengevat op ons sociale intranet, voorzien van de trefwoorden voor het soort UPdate, de naam van de klant en de belangrijkste onderwerpen/thema's van het gesprek.

Hiermee ontstaat een collectief aantekenblok, dat een aantal functies combineert:

  • Aangezien de UPdates op de tijdlijn langskomen, blijft iedereen op de hoogte van ontwikkelingen en gesprekken bij alle klanten, partners, leads en van bezochte congressen (waar nodig gefilterd op basis van specifieke trefwoorden als de hoeveelheid UPdates te groot worden);
  • Als je naar een klant/gesprek toegaat, kun je door gericht te zoeken op #KUP #KLANTNAAM in een keer alle aantekeningen van afgelopen tijd (of geordend op relevantie) bekijken om snel helemaal bij te zijn met de stand van zaken;
  • En misschien nog wel de mooiste: Als je ter voorbereiding op een gesprek een #ONDERWERP selecteert, krijg je in één keer een prachtig overzicht met interessante input die in de loop der tijd in de totale kennisbank van het sociale intranet over dit onderwerp is opgebouwd, wederom naar keuze geordend op recentheid of relevantie. Op deze manier blijk je in de praktijk allemaal dwarsverbanden tussen projecten en mensen te activeren die jezelf nooit had kunnen bevroeden, en kun je oprecht je voordeel doen met 'de wisdom of your business crowd'!

En daarmee is 'social note taking' een mooie stap om te kunnen groeien tot een lerende organisatie!

Bij een grote internationale klant van ons, is de landmanager Duitsland als eerste ook overgestapt op social note taking: hij deelt al zijn gespreksaantekeningen op deze manier. Het is fascinerend om te zien dat zijn aantekeningen, die hij normaal alleen voor zichzelf maakte, gemiddeld door zo'n 400 mensen worden gelezen!

Maar is de implicatie dat je afscheid moet nemen van je oh zo geliefde aantekenboekje? Dat je altijd maar met een digitaal apparaat in elk gesprek moet zitten? Mijn ervaring is dat de meeste aantekeningen die ik tijdens het gesprek digitaal maak, bij nalezen voor anderen (of voor mezelf) toch nooit helemaal helder zijn. Het zijn in deze vorm nog losse flarden. Ook merk ik dat in het gesprek zelf de meeste mensen zich nog vrij oncomfortabel voelen als er een laptop (of in mindere mate: een tablet) tussen de gesprekspartners instaat: "Ik voel een afstand..."

De praktijk is daarom dat ik over het algemeen mijn aantekeningen inderdaad als basismateriaal beschouw maar zeker nog een verfijning slag geef voor ik het als UPdate op ons sociale intranet deel:

  • Ik verfijn met als belangrijkste toets in mijn achterhoofd: "Wat zou ik een collega over dit gesprek willen vertellen of vragen?"
  • Ik probeer vooral te focussen op het karakteriseren van het spel, de spelers en eventueel het speelveld en spelregels. Door mijn aantekeningen ook tijdens het gesprek hier op te focussen, toets ik gelijk of ik nog door moet vragen in het gesprek of een voldoende helder beeld heb;
  • Ik benoem de opvallende observaties die het gesprek (en de situatie) onderscheidend maken, en benoem eventuele emoties en gevoelens die ik rond het project proef
  • En uiteraard benoem ik eventuele feitelijke beslissingen en afgesproken acties

Benieuwd wat de ervaringen van anderen zijn over 'social note taking'?

Reacties

2 reacties, meest recent: 6 augustus 2013
  • Interessant stuk! Ik ben zelf een doorgewinterde 'aantekeningenmaker' en maak al-tijd notities. Social Note Taking klinkt mij (vooralsnog) als toekomstmuziek in de oren.

  • @Ingrid dank :) Natuurlijk benieuwd: wat weerhoudt je om die toekomstmuziek alvast te laten klinken, bijvoorbeeld klein en experimenterend beginnen rond een specifiek project of thema, met de betreffende collega's van dat project / thema op sleeptouw?