Winksels
  • 87679
  • 0
  • 0
  • 👍 2

Betrokken

Rene
Milou Reiche👥
Irene👍
Edith Ankoné👍

Praktijkonderzoek: sociaal intranet als ruggegraat voor het nieuwe samenwerken

Steeds meer organisaties kiezen ervoor hun intranet “sociaal” te maken. En niet voor niets, want de toegevoegde waarde is groot. Uit ons praktijkonderzoek intranet blijkt namelijk dat organisaties die hun intranet ‘sociaal’ hebben gemaakt, significant betere resultaten scoren dan organisaties met een traditioneel intranet: Medewerkers zijn beter op de hoogte, tevredener en voelen zich meer verbonden met elkaar en de organisatie. Nieuwe medewerkers zijn sneller ingewerkt. De innovatiekracht en lenigheid van de organisatie is groter en de dienstverlening naar de buitenwereld verbetert. Het sociale intranet is daarmee veel meer dan een vrijblijvende babbelbox: het vervult een waardevolle informatieve en communicatieve functie en helpt om slimmer en effectiever te organiseren.

Wat is een ‘sociaal intranet’?

Het traditionele intranet was vooral gericht op het ontsluiten van informatie en om nieuwsberichten de organisatie in te zenden. Het sociale intranet verweeft het menselijke (social) met techniek (intranet), en beide verdienen derhalve gelijkwaardige en gelijktijdige aandacht. Voor dit onderzoek hebben we een sociaal intranet daarom gedefinieerd als:

  • een intranet dat functioneel verschillende sociale mogelijkheden biedt zoals liken, (micro)bloggen, reageren en het kunnen volgen van mensen, onderwerpen en projecten;
  • ondersteunt door één of meer actieve community-managers.

De genoemde waardevolle resultaten blijken niet te gelden voor organisaties die alleen de technische mogelijkheden ondersteunen maar geen actief community-management hebben. De potentie van een sociaal intranet is groot. De hoogste waarde realiseren organisaties die het volledig verweven met de manier van organiseren en werken. Hiermee helpt het sociale intranet te groeien naar een social business.

Sociaal intranet vooral waardevol voor organisaties met meerdere vestigingen die ruimte (durven) geven aan de inbreng van medewerkers

Veel organisaties worstelen met de vraag: gaat een sociaal intranet bij ons werken, bij ons waarde toevoegen? Daarom hebben we in het onderzoek de resultaten afgezet tegen verschillende eigenschappen van organisaties, zoals de geografische verspreidheid van werk, de manier van coördinatie en de mate van hiërarchie.

Organisaties waar mensen verspreid over meerdere locaties werken zien bovengemiddeld vaak dat het sociale intranet bijdraagt aan efficiëntie in het samenwerken en verbondenheid tussen medewerkers onderling en met de organisatie. Ook scoren zij het hoogste op kennisbehoud bij uitstromende medewerkers. Dit kennisbehoud wordt overigens niet gerealiseerd door de opbouw van een (traditionele) kennisbank, maar juist doordat mensen er een gewoonte van maken op persoonlijke toon transparant te maken (annoteren / microbloggen) wat ze denken en doen waardoor hun kennis en ervaring gaandeweg geëxpliciteerd en daarmee doorzoekbaar en overdraagbaar wordt.

Ofwel: Bijna alle grotere (en internationale) organisaties en/of organisaties die “het nieuwe werken” hebben geadopteerd, varen volgens dit onderzoek wel bij een sociaal intranet.

Organisaties kun je plotten op een lijn op basis van de manier waarop het werk gecoördineerd wordt: Enerzijds middels strikte regels en procesbeschrijvingen, anderzijds door continu en afhankelijk van de situatie met elkaar af te stemmen hoe je iets op dat moment gaat oplossen. De manier waarop je het werk coördineert blijkt samen te hangen met de waarde die een sociaal intranet voor jou toevoegt:

  • In organisaties waar de coördinatie van werk vooral via veel en strikte regels en procedures loopt, draagt het (sociale) intranet bovengemiddeld bij aan het geïnformeerd zijn van bestaande medewerkers en het snel inwerken van nieuwe medewerkers.
  • In organisaties waar coördinatie van het het werk vooral middels continue onderlinge afstemming gebeurt in plaats van via regels, draagt het (sociale) intranet bovengemiddeld bij aan verbondenheid, commerciële slagkracht, lenigheid en zelfs overlevingskracht. Ook blijken mensen hier significant vaker emoties met elkaar te delen via het intranet.

Een andere lijn waarop je organisaties kunt plotten is op basis van de sterkte van de hiërarchy: bepaalt een (sterke) leider wat er gebeurt en kijkt iedereen voor elke beslissing naar boven, of krijgen medewerkers de ruimte om zelf mee te denken en beslissingen te nemen over het (eigen) werk:

  • Organisaties met een autoritaire leider, met weinig ruimte voor inbreng van medewerkers, scoren fundamenteel lager op alle succesmaten van een sociaal intranet dan gemiddeld. Het lijkt erop dat voor dit soort organisaties een sociaal intranet geen toegevoegde waarde heeft.
  • Organisaties die open staan voor inbreng en meedenken door medewerkers, scoren fundamenteel hoger dan gemiddeld op een bijdrage van het sociale intranet aan verbondenheid, werknemertevredenheid, innovatiekracht, efficiëntie, commerciële slagkracht en zelfs overlevingskracht. Bij deze organisatievorm zien we ook significant vaker dan gemiddeld actief sociaal gedrag op het intranet: zowel informatie opzoeken als transparant maken wat je doet, kennisdelen, reageren, verbeterideeën aandragen en successen durven vieren.

Conclusie

We kunnen samenvattend concluderen dat een sociaal intranet de eigenschappen van de organisatievorm versterkt. Een organisatie met een beperkte hiërarchie en beperkte regels wordt nog leniger en efficiënter door de inzet van het sociale intranet. Daarnaast kunnen organisaties het sociale intranet juist inzetten om leniger, verbondener en efficiënter te organiseren.

Het ‘sociaal maken’ van het intranet is - zo bezien - veel meer dan wat vrijblijvend gebabbel bij een virtuele koffie-automaat: De verbindende sociale gesprekslaag biedt als kloppend hart, als ‘ruggegraat van de communicatie, kennisdeling en samenwerking’, de potentie en de kracht om de organisatiestructuur te ondersteunen of veranderende organisatievormen mogelijk te maken: Leniger, efficiënter en ook nog eens leuker om te werken.

Beschrijving van de respondenten

Aan dit onderzoek werkten ruim 50 Nederlandse intranetmanagers mee vanuit heel diverse organisaties, waaronder grote organisaties als Philips, Aegon, Randstad en Ahold, (familie)bedrijven uit handel en industrie, zorginstellingen als Vierstroom, Florence en enkele ziekenhuizen, universiteiten en andere kennisinstellingen, energiebedrijven en verschillende gemeentes, provincies en semi-overheidsorganisaties.

De respondenten werken vooral voor middelgrote en grote organisaties: 31% heeft tussen de 50 en 500 medewerkers, 48% heeft tussen de 500 en 5000 medewerkers en 14% heeft meer dan 5000 medewerkers als doelgroep voor zijn intranet.

Respondenten zijn op drie manieren geworven: deelnemers aan het intranet2012 congres zijn persoonlijk aangesproken en uitgenodigd mee te doen, er is een oproep geplaatst om mee te doen op intranetmagazine.nl, en klanten van Winkwaves zijn persoonlijk uitgenodigd om mee te doen. Dit laatste verklaart tevens het relatief grootte aandeel van Winkwaves Kenniscafé binnen de gebruikt platforms voor het sociale intranet.

Download het praktijkonderzoek hier, of neem een kijkje bij de andere whitepapers en praktijkcases van Winkwaves.

Over Winkwaves

Dit onderzoek is uitgevoerd door Dr. René M. Jansen (rene@winkwaves.com), mede-oprichter van en verhalenverteller bij Winkwaves.

Wij van Winkwaves zijn de makers van Harmonics. Dit is seriously social enterprise software die we sinds 2006 co-creërend met klanten doorontwikkelen. Via begeleidingstrajecten helpen wij organisaties om door te groeien naar een Lerende en Lenige organisatie waar de mens centraal staat. Ondertussen hebben wij al ruim 75 organisaties geholpen een andere manier van organiseren eigen te maken. Meer weten?

299565 1482934348
📎1 document

Reacties

geen reacties

Wil je een reactie geven? Meld je dan eerst aan