Dossier: Social Enterprise
Guide for intranet users: How to make a page findable
Voor iedereen die ooit met een omvangrijk intranet heeft moeten werken is het probleem waarschijnlijk heel herkenbaar: hoe vind ik een bepaald document? Waar staat dat?
Om documenten makkelijk vindbaar te maken hier enkele tips.Gelukkig dat wij in het kenniscafe hier al lang rekening mee houden, zoals o.a. het zoeken op trefwoorden en opslaan met trefwoorden. Goede vraag om mensen tot nadenken te zetten bij het invoeren van trefwoorden/tags: "Ask yourself 'what words might someone use to search for this page in a month from now?'"
De tips uit deze blogpost zijn:
1) Think "findable" not "search"
2) Clear, descriptive titles:
- Dates – write full month & year: If the date is important to the page title, then write the full month & year. Searchers will be able to find the page by searching for either the full month or the month abbreviation and they will easily recognize the date.
- Topic: What is the core topic of the page?
- Content type: Meeting agenda? Report? Memo? Presentation? Program Implementation Plan?
- Team: If this is in reference to a specific team, such as meeting notes, include the name of the team or at least an abbreviation.
- Event type: Is the page content about a meeting? A team retreat? A press conference?
3) Tags that include search keywords & keyword synonyms
4) Summary text to explain content
Reacties
1 reactie – 7 september 2010
Bekende trucjes, maar het probleem is vaak dat mensen welwillend zijn, maar er niet aan denken op het moment dat ze het document opslaan of het dan gewoon teveel werk vinden.
Daar komt bij dat in de regel geen twee mensen dezelfde tags toekennen aan een zelfde document. Persoon A zou op hele andere woorden zoeken dan persoon B. Als er een treffer plaatsvindt is dat (vaak) toeval.
Als toevoeging: als je op een afdeling werkt en de kans is groot - het betreft immers een intranet - dat degene die gaat zoeken ook op je afdeling werkt, vraag diie personen dan even om je document vluchtig door te lezen en er ook trefwoorden aan toe te kennen. Zo deel je bovendien kennis.
Laat ook de machine een aantal trefwoorden genereren, maar rank die alleen hoog als de menselijke gebruiker die trefwoorden ook zou gebruiken. De rest moet een 'cloud' zijn.
Schets ook een beschrijving van de context waarin een document gebruikt werd. Mensen herinneren zich vaak wel de omstandigheid, maar niet de preciese inhoud. Als je de omstandigheid kort beschrijft, dan valt de inhoud vaak ook weer op zijn plaats.
ZORG ERVOOR DAT HET GEWOONTE WORDT!!!!