Guide for intranet users: How to make a page findable

Voor iedereen die ooit met een omvangrijk intranet heeft moeten werken is het probleem waarschijnlijk heel herkenbaar: hoe vind ik een bepaald document? Waar staat dat?

Om documenten makkelijk vindbaar te maken hier enkele tips.Gelukkig dat wij in het kenniscafe hier al lang rekening mee houden, zoals o.a. het zoeken op trefwoorden en opslaan met trefwoorden. Goede vraag om mensen tot nadenken te zetten bij het invoeren van trefwoorden/tags: "Ask yourself 'what words might someone use to search for this page in a month from now?'"

De tips uit deze blogpost zijn:

1) Think "findable" not "search"
2) Clear, descriptive titles:

• Dates – write full month & year: If the date is important to the page title, then write the full month & year. Searchers will be able to find the page by searching for either the full month or the month abbreviation and they will easily recognize the date.
• Topic: What is the core topic of the page?
• Content type: Meeting agenda? Report? Memo? Presentation? Program Implementation Plan?
• Team: If this is in reference to a specific team, such as meeting notes, include the name of the team or at least an abbreviation.
• Event type: Is the page content about a meeting? A team retreat? A press conference?

3) Tags that include search keywords & keyword synonyms
4) Summary text to explain content