​3 keer een waardevol sociaal intranet in de zorg

    Drie praktijkverhalen van een sociaal intranet stonden centraal tijdens het Winkwaves seminar "Hoe kom ik als zorginstelling tot een waardevol sociaal intranet". Dit betrof GGZ en V&V instelling Lentis, het Reinier de Graaf ziekenhuis en Spirit Jeugd en Opvoedhulp. Allen in bezit van een sociaal intranet op basis van Winkwaves Harmonics, elk in een andere fase: van implementatie tot transformatie. Onderstaand een verslag voor hen die er niet waren en zij die er geen genoeg van kunnen krijgen.

    Lentis: Een sociaal intranet in de startfase

    Als eerste trapte Rob van der Vloed af, projectmanager eHealth bij Lentis en verantwoordelijk voor de implementatie van het sociale intranet LentisNet. LentisNet is onderdeel van het iLentis innovatieprogramma om eHealth te integreren in de reguliere zorg. Rob van der Vloed deelde zijn ervaringen van het afgelopen jaar tot op het punt waar ze nu staan: de organisatiebrede lancering onder 4300 professionals verspreid over 100 locaties. De kern van zijn boodschap: "De implementatie en innovatie moet gefaciliteerd worden op de werkvloer."

    Daarom zijn ze bij Lentis eerst van start gegaan met een uitgebreid gebruikersonderzoek onder 1000 respondenten, alvorens zij het platform gingen "invullen" en uitrollen met een klein team. Een uitrol vóór de echte uitrol dus, waarbij een pioniersgroep van 600 medewerkers meehielpen om het platform zo in te richten dat het intranet zo goed mogelijk aan ging laten sluiten op hun dagelijks werk. Duidelijk is geworden, dat de professionals moeten wennen aan een interactieve vorm van werken, en de verschuiving van push naar pull: medewerkers moeten zelf informatie vergaren op het platform, in plaats van het vluchtig doorlezen van hun e-mails.

    De weerstand voor onder andere de 24/7 toegang tot een online werkomgeving, of het integreren van LentisNet in het dagelijks werk wordt opgevangen door werk- en inspiratiesessies met afdelingen, teams én individuen. Het wordt steeds duidelijker dat begrip en enthousiasme de boventoon gaan voeren. Men vindt elkaar nu sneller en vaker als zij met overlappende projecten bezig zijn. De truc? Rob, "We zijn nog volop bezig zorgafdelingen te motiveren om gebruik te maken van het platform. We gaan met ze in gesprek en laten de meerwaarde van het platform in hun dagelijkse werkzaamheden naar voren komen: beter kunnen samenwerken door verbinding te leggen."

    Reinier de Graaf: Een goed geïmplementeerd sociaal intranet, en dan?

    Na de implementatie ben je er nog niet, zo bleek uit het verhaal van Marcel Hoogland, manager Communicatie bij Reinier de Graaf (RdG), "Het doorbouwen en het een succes houden is moeilijk, dat zit hem in de mensen." Inmiddels telt ReinierNet, het sociale intranet van RdG, bijna 4500 deelnemers en 343 groepen. Een grote stap richting de missie "In 2016 het meest verbonden ziekenhuis van Nederland zijn". Eén jaar geleden heerstte er nog een andere mindset: er was werk aan de winkel. Tijdens het seminar lichtten Marcel en (extern) projectleider Guido Pater toe welke uitdagingen aan bod kwamen toen het intranet geïmplementeerd en gelanceerd klaarstond voor gebruik.

    Zo werd duidelijk dat het platform voor de zorg- en stafafdelingen op verschillende manieren werd ingezet: de één deelde er lief en leed, terwijl de ander het bij het delen van corporate informatie hield. Ook de mate van gebruik verschilde onder diverse afdelingen. Waar de zorgmedewerkers en het topmanagement welwillend participeerden, bleek er weerstand bij het middle management. Onder andere via inspiratiesessies en één-op-één ondersteuning werd deze weerstand met tijd, liefde en aandacht omgezet naar een succesvolle adoptie van het platform.

    De zorgafdeling Bloedafname van het RdG toont hierin een mooi voorbeeld. Met vijftig medewerkers, verspreid over de locaties van RdG werken zij nauw samen. Waar het begon met "slechts" het plaatsen van de nieuwsbrief op ReinierNet, is dit uitgegroeid naar de volledige interne communicatie op het platform. Ze hoeven maar in te loggen en hebben alle informatie beschikbaar. Guido, "Weerstand? Ja, aan het begin wel. Maar de teamleider verkocht het goed en had een duidelijke visie."

    Spirit: Een volwaardig sociaal intranet ten tijde van zelfsturende teams

    Spirit Jeugd en Opvoedhulp heeft 1000 medewerkers verspreid over wel 100 locaties in de omgeving Amsterdam. Daarmee helpen zij jaarlijks 7000 gezinnen met opvoeden en 1400 pleeggezinnen. Na een try-out met Yammer en een enthousiast Raad van Bestuur is er intern gepleit voor easycratie en wiki-spirit. De wens om alle kennis vast te leggen zoals Wikipedia dat doet, zonder autoriteit en toegankelijkheid voor een ieder. Dit in combinatie met het besturingsmodel van Spirit dat sinds juni 2013 is ingericht op "zelfsturing" creëerde de behoefte om volledig digitaal te kunnen samenwerken.

    Een volwaardig sociaal intranet werd geboren, en in mei 2013 werd sociaal intranet Spirit (s!S) uitgerold. Sindsdien zijn community coach Evelyn Visschedijk en ondersteunend beheerder Reynold van der Heijden druk in de weer om de community te integreren in de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. Ten tijde van zelfsturende teams en een slinkende managementlaag een interessante klus, "iedereen maakt zijn eigen transitie mee, maar het is wel belangrijk om constant te stimuleren, de boodschap te herhalen en het blijven benadrukken." Met resultaat, zo mag er trots gesteld worden dat er van de inmiddels 1300 deelnemers 34% een bijdrage levert, 36% een profielfoto heeft en er gemiddeld 4,4 reacties per persoon zijn gegeven. Evelyn, "s!S is de centrale kennisdeel- en samenwerkplek binnen Spirit. Als je niet op s!S zit, en ze zijn er echt nog, dan denk ik: hoe heb je dat gedaan?!"

    Wil je meer weten over social enterprise software Harmonics en de toepassing binnen bedrijven als Air France-KLM, De Nederlandsche Bank en T-Mobile? Neem dan een kijkje in ons Portfolio, meld je aan voor de nieuwsbrief of neem contact met ons op.

    Reacties

    Plaats als eerste een reactie

    Winksels

    Winksels

    mei 2014

    • 3061
    • 3

    Contact

    Milou Reiche Milou Reiche

    Betrokken

    Milou Reiche
    Reynold van der Heijden
    Eva
    Evelyn Visschedijk
    Wij maken gebruik van cookies voor onze service. Bezoek je onze website dan ga je akkoord met de cookies.